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振兴区档案局工作职责

  1、贯彻执行《档案法》等档案工作的法律、法规和方针政策;
  2、制定振兴区行政区域内的档案事业发展规划和档案工作的规章制度,并组织实施;
  3、负责振兴区行政区域内的档案馆以及机关、事业单位的档案工作,进行管理、指导;
  4、负责全区机关事业单位档案管理升级工作进行具体指导、检查、验收;
  5、对在档案工作中做出成绩和贡献的集体与个人给予奖励;对违反档案法律、法规的行为给予行政处罚;
  6、组织并指导实施振兴区行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案保护、档案教育、档案宣传及档案人员业务管理、业务的培训工作;
  7、负责全区重大事件和重要档案管理,区党政机关、事业单位档案资料的收集、接收、鉴定、整理、保管、编研、保护、利用、销毁等工作,维护档案的完整,确保档案资料的安全;
  8、负责做好档案资料向社会开放的工作,开发档案信息资源,做好编研工作,做好民生档案工作,为百姓提供优质服务。
  9、完成区委、区政府交办的其他工作。

振兴区档案局基础性工作制度

  振兴区档案局在区委、区政府的高度重视下,尤其是搬至水电六局大楼办公以后,给我局各各方面给予了大力支持。几年来在局长的带领下,局的各项事业发展得到了社会各界的高度评价和肯定。档案工作的根本任务就是本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的理念,全心全意为人民服务。我们将按照“习近平总书记”重要讲话要求,认真履行职责,完成党的重任,开创档案工作新局面。具体制度及流程如下:

档案库房管理规章制度

  一、非档案管理人员未经许可,不得擅自进入档案库房。
  二、查阅档案资料时,必须履行登记手续,并在指定地点阅览,阅览完毕立即归还。
  三、库房内严禁吸烟,点火,存放易燃易爆有害有毒物品。
  四、经常检查档案的保存情况,如发现损坏、霉变、虫蛀,立即采取治理修复措施。
  五、离开档案库房时,必须检查好门窗,加强防范措施,妥善保管库房钥匙。
  六、库房应保持清洁卫生,通风干燥。

档案保管制度

  档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心,为了确保档案的安全保密,更好地为现代化建设服务,特制定本制度。
  一、为了充分发挥档案的利用率,立卷时必须做到材料收集完整齐全,准确无误录入、扫描、挂机文件,规范排列有序。
  二、对永久、30年保存的档案,发现有破损、褪变现象,要及时修复,保证档案的完整性。
  三、严格执行档案借阅、保密等制度。防止人为散失,泄密和损缺,确保档案的完整安全。
  四、为了便于查找和利用,做好档案分门别类,系统存放,集中统一管理。
  五、落实各项措施,切实做好档案的“八防”工作。
  六、档案入库、接收档案要有登记和统计证明交接单。



档案立卷归档制度

  一、负责振兴区内各类档案的收集、整理、鉴定、分类、保管、利用,为振兴区各界提供有关信息。
  二、按照我局每年档案立卷培训和有关文件规定及保管期限,安排各部门有序到我馆进行立卷同时完成档案的数字化工作。
  三、档案局管理人员,要主动协调、协助、督促、监督立卷部门完成归档立卷工作。
  四、按国家档案法有关规定,严格把好进馆档案的质量关,达到标准化、规范化。
  五、归档时间要求:当年的文书档案应在次年9月前完成立卷归档。

档案利用借阅制度

  为了贯彻《中华人民共和国档案法》,努力开发档案信息资源,适应社会主义现代化需要,为社会公民服务,特制定档案利用制度:
  一、凡借阅档案,必须办理借阅登记手续,阅后直接归还进馆。
  二、区外单位借阅档案,一律凭单位介绍信及本人有效证件,不得借出馆外。
  三、非党员不得查阅有关党内相关文件。
  四、查阅档案时,不准在档案文件上划线、圈注、涂改、污损、折页和拆卷。
  五、档案材料原则上不得借出馆外,如特殊需要,经相关领导批准,方可借阅,但时间不得超过一星期。

档案数字化工作制度

  一、数字化办公室属于档案局的要害部门,非工作人员禁止入内。外来参观者必须由专人陪同并遵守室内各项规章制度。
  二、数字化办公室严禁吸烟及存放易燃、易爆危险品和强磁性物品。
  三、数字化办公室所有计算机中安装杀毒软件,及时更新病毒库,定期查杀病毒。
  四、数字化办公室所有软件数据和技术资料由一人统一管理。
  五、数字化办公室要保持清洁,做到门窗、地面整洁无尘,设备、物品排列有序。
  六、操作人员离开扫描室时必须关闭电源,锁好门窗,确保数字化办公室安全。
  七、录入、扫描的档案原件必须严格按照档案管理要求,出入库必须仔细清点,完备登记和办理交接手续;
  八、录入、扫描的档案原件应由专人负责在专用档案装具中保管,严禁随地堆放,使用完毕及时归还入库;
  九、数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范,精心使用,妥善保管,严禁损坏和丢失档案;
  十、数字化使用的计算机及其设备组成的专用网络,禁止接入互联网,必须与其它网络完全物理隔离。
  十一、严禁将数码相机、数码摄像机、私有移动存储介质等设备带入工作场所;
  十二、应有专人负责档案数字化数据的安全管理,严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据,不得泄露档案信息。并定期采用异质、异地备份等方式,确保档案数据完整、安全和长期可用。


档案局(馆)鉴定销毁制度

  为了正确地判定档案保管期限,把不需要保存的档案剔除销毁,确保档案质量,特制定如下制度:
  一、鉴定档案材料价值时,必须坚持全面的观点、历史的观点和发展的观点,认真分析研究文件材料的科学、政治、史料价值和现实价值、未来价值,力求兼顾、防止草率从事。
  二、档案馆工作人员在日常工作中要熟悉自己保管的档案,定期对已满保管期限的档案提出存毁意见,交鉴定委员会审查,鉴定委员会对档案的存毁作出决定,报请有关领导批准。
  三、档案馆的档案价值鉴定,一般根据档案保管期限表,结合整理工作进行。
  四、档案经过鉴定后,没有保存价值的或已满保管期限的,可按规定销毁。
  五、对销毁的档案,必须编制销毁清册和撰写销毁档案内容的分析报告,经主管档案馆的机关领导批准,方可销毁。
  六、对批准销毁的档案,必须化为纸浆或焚毁,不准出卖或做它用,销毁档案时,要指派专人负责监销,监销人员在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,签名盖章以示负责。

档案局(馆)库房工作人员岗位责任制度

  一、负责档案资料的收集、征集工作,不断丰富馆藏;
  二、负责档案资料的整理工作,对尽管的档案资料及时进行整理、编目和上架,便于管理和利用;
  三、负责档案的安全保管工作,定期或不定期的检查档案的保管状况及安全设施,发现问题及时处理;
  四、负责档案的价值鉴定工作,对保管期满的档案及时鉴定处理;
  五、负责档案统计工作,对档案的收进、移出,全宗和案卷数量,档案利用情况等,及时准确的进行统计和登记。

档案局(馆)登记统计制度

  一、建立档案收进、移出登记,馆藏情况、利用情况、档案管理情况、开放档案情况、抢救褪变档案情况统计,以及馆库装具、设备登记等基本统计和登记。
  二、按照统一规定和要求,做好每年的年终档案工作情况统计表。
  三、库房管理人员对档案的保管情况,除日常进行档案整理外,每年年初进行一次统计和检查。
  四、档案资料的统计和登记要做到及时、准确,对统计数字进行科学分析,指导本馆工作。

档案局(馆)档案整理编目制度

  为了规范档案整理工作,保证我馆档案整理工作的有序运作,根据《档案馆工作通则》的规定,特制定本制度。
  一、遵循档案自然形成的特点和规律,保持文件之间的内在联系,在档案原有整理的基础上,按全宗、门类、载体进行系统、科学的整理编目,以便于保管和利用。
  二、对接收、征集进馆的档案、资料全面进行检查、登记、根据需要,进行必要的加工整理。
  三、接收进馆的档案原有基础较好,整理符合规范要求的,应以全宗为单位按门类进行案卷排列上架,并对档案目录进行必要的加工。
  四、接收档案必须严格验收案卷质量,凡发现案卷质量明显不符合规范要求,原则上由原单位按要求调整后才接收。特殊情况可商定先接收,由档案馆组织力量进行调整,包括对分类、组卷、编目工作中存在比较明显的问题进行调整纠正。
  五、接收、征集的零散文件,应进行全面整理。凡属过去立卷时遗漏的文件,应按全宗,按年度补充进去,做好组卷、编目工作;凡属过去未开展立卷工作的,应按全宗、年度进行全面的分类、组卷、编目工作。
  六、根据档案开放的规定,对馆藏档案区分开放与控制范围,编制开放档案目录,为开放利用创造条件。
  七、馆藏档案必须做到全宗号不重复,一个全宗内目录号不重复,一本目录内卷不重复。凡接收进馆的档案必须在短期内编制好全宗号、目录号、案卷号等的分类目录。
  八、馆藏档案达到系统化、布局合理、统一规范的要求,编制箱柜指引卡、档案存放示意图,做到美观整齐。
  九、档案整理工作要为鉴定、保管、开放、编研、检索工作创造条件。

档案保密制度

  一、按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》有关规定,遵守各项档案管理制度,自觉执行保密制度。
  二、凡到本馆查阅机密档案、资料者,必须严格执行档案、资料的借阅手续和规定,档案工作人员应按规定提供机密档案、资料。
  三、绝密档案(电报)、常委会记录、区长办公会记录、纪委审理案卷等、必须经区委、区政府主要领导批准后,方可提供阅览。
  四、档案馆接收的机密档案、资料要及时入库、入柜,不得随地乱放。
  五、查阅档案、资料者,不准向他人泄露其内容;摘抄复制件、不准转给他人,用毕及时交档案部门登记保管;查阅完毕的档案、资料要随时归回原处;对借出的档案资料要按时收回。
  六、经领导批准或鉴定后需要销毁的档案、资料,在销毁时,要派两名以上专人监销,不准私自出卖及销毁。

现行文件利用窗口管理制度

  一、根据利用者需求,积极提供优质服务,做到想利用者所想,急利用者所急。
  二、认真做好文件、提供服务工作,严格履行查档登记相关手续。
  三、对社会查档利用者提供的档案资料、要合理解释,耐心细心。
  四、对区内利用者阅览后的文件、资料要及时检查、清点、入柜,不得乱放。
  五、定期检查阅览室保存的文件、资料,防止短缺,及时增添新的文件、资料。
  六、保持查档窗口卫生清洁,做好放火、防盗等“十防”工作。
  七、及时做好阅览登记、利用效果登记的管理工作。

民生档案查询流程

  1、档案利用者提供有效证件。
  2、档案利用者填写档案查阅利用登记表。
  3、档案工作人员检索相关档案。
  4、打印并盖章。

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机关文书档案查询流程

  1、本区机关工作人员提供本单位介绍信。
  2、提供需查询档案的内容及利用目的。
  3、档案工作人员检索相关档案。
  4、档案借阅人员在指定区域进行阅览、复制和摘录档案。
  5、查询登记并盖章。
  6、归还档案。

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档案局工作分工

  局 长:张玉娜  负责档案局(馆)的全面工作。
  副局长:宋 峡  负责档案业务指导,监督检查、档案备品管理、档案鉴定销毁、负责档案馆业务管理、对内对外档案利用及服务。党建和机关建设及局行政事务等工作。
  科 员:林菁垚  负责机关档案业务指导工作、档案前台的接待查阅工作、信息上传、网络软件维护、日常办公用品的采购及报账工作。
  科 员:张丽园  负责机关档案数字化工作、档案前台的接待查阅工作、信息编写及报送工作、党建等工作。
  科 员:徐雅竹  负责档案业务指导工作、档案前台的接待查阅工作、档案的宣传和保密工作。 


振兴区档案局(馆)民生档案查询指南

  今天我们所生活的时代是一个飞速发展的时代,档案的内涵和外延比以往任何时候都更加丰富和宽泛,人们与档案的关系越来越密不可分。档案是社会活动的真实记录,是人类发展进步的宝贵资源。档案覆盖社会生活的各个领域、各个方面,档案也与人民群众的生产生活息息相关。档案不仅传承历史,记录现在,更是服务未来。档案工作既是对历史负责,也是为民生服务。
  振兴区档案局(馆)民生档案包括:婚姻档案(结婚、离婚)、独生子女四联单(一个孩审批表)、招工介绍信存根、侨眷个人档案。
一、振兴区档案局(馆)民生档案保管范围:
  ⑴独生子女四联单(一个孩审批表):从1979年1月开始─—2015年12月
  ⑵招工介绍信存根:从1979年12月─—1983年12月
  ⑶婚姻档案(结婚、离婚):1980年─—至今
  ⑷侨眷个人档案:1989年─—2007年
二、振兴区档案局(馆)查询民生档案所需证件:
  1、本人来查询:需提供本人身份证原件。
  2、非本人来查询:出具公证处公证过的委托书及受托人身份证原件。
  3、公、检、法系统的公务人员:(必须是两人以上)持单位介绍信和工作证原件。
  4、律师:需提供律师证、受理案件通知书、律师所开的调查介绍信。
三、振兴区档案局(馆)民生档案查询方法:
  1、查询人认真填写振兴区档案局(馆)提供的登记表、做好查询登记。
  2、独生子女四联单(一个孩审批表)、婚姻档案:
  档案局工作人员根据查询人提供的信息,在系统中输入被查询人的姓名,即可检索出相关档案。
  3、查询招工介绍信存根:
  ①招工当时户口所在地必须是振兴区,区劳动局统一分配的、没有下乡回城经历、不是接替父母班内部招工的。
  ②符合以上标准的人员,档案局工作人员会按照查询人所提供的单位和个人信息进行查询。
  4、侨眷个人档案:
  档案局工作人员根据查询人提供的个人信息及档案登记的年代进行查询。
  振兴区档案局(馆)是档案的保管部门,查询民生档案一律不收费。您如果在振兴区档案局(馆)没有查到您要查询的档案。振兴区档案局(馆)没有权利为您重新补办,希望您能给予理解。
  为了更方便更快捷的为广大群众提供档案查询服务,振兴区档案局(馆)已开设档案电子信息查询平台,民生档案查询只需在电脑中的输入一些关键字,就可以准确的查找到您所需的档案信息,振兴区档案局(馆)所有工作人员将本着贴近群众,务求实效的原则,为每一位前来查阅档案的人员热情服务。

振兴区档案局(馆)工作职责及窗口服务承诺

工作职责
  贯彻执行《档案法》等档案工作的法律、法规和方针政策。
  提供馆藏档案资料的查阅服务,做好民生档案管理和调阅工作,为百姓提供优质服务。

服务承诺
  一、认真履行工作职责,保持严肃朴实、兢兢业业的工作作风。
  二、对待查档群众要保持积极主动、不怕麻烦、热情接待工作态度,及时准确地提供档案资料,并做好咨询服务。
  三、增强服务意识,遵守工作纪律,保持良好工作秩序和工作环境。
  四、服务宗旨:文明讲好每一句话、热情接待好每一个人、认真调阅好每一份档案、准确解答好每一个问题。
  五、档案查询时间:上午9.00---11.30   下午:1.00—5.00


振兴区档案局

 

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